Avant de commencer à charger votre logiciel de gestion de conférence, consultez ces conseils selon les pro en organisation séminaire dans les châteaux a Lyon, pour fixer les bons objectifs pour votre événement.
Commencez par la fin
Commencez par la fin et gardez vos participants et vos sponsors à l’esprit. Que voulez-vous qu’ils emportent à la fin de votre événement ? D’après les recherches effectuées, la plus grande erreur des organisateurs d’événements est de se concentrer sur les tactiques et de perdre de vue les participants et leurs objectifs.
Avant de commencer à planifier votre événement, essayez de bien comprendre son objectif et de voir comment il se rattache aux objectifs généraux de votre organisation. Cela peut constituer un excellent filtre pour le processus de prise de décision.
Spécifiques
Les objectifs de votre événement ne doivent laisser aucune place à une mauvaise interprétation. Si l’objectif est de générer des revenus, définissez un chiffre. Si vous voulez augmenter l’engagement, précisez et quantifiez les indicateurs d’engagement. Par exemple, le nombre X de fois où le hashtag de votre événement est utilisé sur les médias sociaux.
Mesurable
Fixer des objectifs d’événement est futile si vous n’identifiez pas de paramètres pour mesurer le succès avant de planifier votre événement.
Les exemples de mesures du succès peuvent être les bénéfices, le retour sur investissement, le nombre de nouveaux participants, la participation aux sessions, les enquêtes de satisfaction après l’événement, l’engagement sur les médias sociaux ou le nombre de participants réguliers aux futurs événements.
Utilisez votre logiciel de gestion de conférence pour mesurer et analyser vos résultats après l’événement. Si vous n’avez pas atteint un objectif, essayez de comprendre pourquoi. Utilisez ces informations pour améliorer votre prochain événement. Ces mesures devraient également servir de référence pour les objectifs des événements futurs.
Réalisable
Assurez-vous que les objectifs de votre événement sont réalistes. Si vous placez la barre trop haut, vous vous exposez à l’échec. Rien ne démotive plus l’équipe chargée de l’événement que des attentes irréalistes. N’oubliez pas de prendre en compte les obstacles potentiels tels que les contraintes financières.
Pertinence
Vos objectifs doivent correspondre à la philosophie et aux objectifs de votre entreprise et des participants. Qui sont-ils ? Comment se comportent-ils et qu’est-ce qui les intéresse ?
C’est également le moment de se demander si votre objectif vaut les efforts et les ressources nécessaires pour l’atteindre. Si vous souhaitez générer des revenus, l’objectif de vendre un nombre X de t-shirts n’est peut-être pas la meilleure stratégie si le coût de production de la marchandise est supérieur au bénéfice.
Limité dans le temps
Vous devez fixer un calendrier (et une date limite) pour atteindre et mesurer vos objectifs.
Définissez les objectifs de l’événement à court et à long terme. Si vous organisez un événement ponctuel, ceux-ci peuvent être similaires. Cependant, si vous organisez plusieurs événements, nous vous conseillons de les diviser en objectifs à court et à long terme.
Hiérarchisez les objectifs de votre événement
Une fois que vous avez établi les objectifs de votre événement, classez-les par ordre d’importance et utilisez-les comme guide pour votre processus de prise de décision et de planification de l’événement.
Il n’y a rien de mal à avoir plusieurs objectifs, mais si vous vous éparpillez, vous minimiserez vos chances de réussite. Définissez plutôt un objectif principal et établissez les autres comme des objectifs secondaires qui complètent l’objectif principal.
Conclusion
La compréhension des objectifs de votre conférence ou de votre événement est importante pour pratiquement toutes les décisions que vous prendrez. Les décisions concernant le budget, le logiciel de gestion de conférence, les stratégies d’inscription et même les conférenciers sont toutes faciles à prendre lorsque les objectifs et les buts de l’événement sont parfaitement clairs.
En consacrant un peu de temps à cet exercice dès le début, vous vous assurez une logistique plus fluide et des participants et des sponsors plus satisfaits par la suite.
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